Von der Vollversammlung der Gestütsdirektoren wurden 2006 in Bábolna, vier Personen bestimmt, die die Öffentlichkeitsarbeit und die Präsenz der ESSA erarbeiten, sowie Kontakt zu den Gremien der europäischen Union aufnehmen sollen.

Bernard Maurel Tomaz Rombauer Lenka Gothardova Dr. Astrid von Velsen

Als außerordentliches Mitglied wurde Gabriele Boiselle für die Öffentlichkeitsarbeit gewonnen und mit der Erstellung einer Webseite und einer PR-Kampagne betraut.

Auf der letzten Konferenz 2006 in Janow Podlaski übernahm Dr. Astrid von Velsen-Zerweck die Rolle der Pressesprecherin und trat damit in den Arbeitskreis ein.

Die ESSA ist eine Versammlung und verfügt über kein eigenes Büro. Ansprechpartner für Presse und Kommunikation ist das Büro von Dr. Astrid von Velsen-Zerweck in Marbach.

Gabriele Boiselle zeichnet verantwortlich für die bildliche Aussendarstellung und stellt einen Teil ihrer Bilder kostenlos für Pressezwecke zur Verfügung. In ihrer Verantwortlichkeit liegt ebenfalls die Webseite und alle Printprodukte, die für die ESSA werben.

Alle Mitglieder werden regelmäßig über die Aktivitäten informiert. Sie können und sollen sich hier einbringen. Die ESSA ist eine demokratische Einrichtung, Entscheidungen werden mit Mehrheit getroffen und offener Informationsaustausch ist eine wesentliche Grundlage der Versammlung. Die Mitgliedschaft ist freiwillig und die freie Entscheidung jedes einzelnen Gestütsdirektors.